Computertotaal

Binnen Google Docs hebt u verschillende manieren om anderen een bijdrage te laten leveren aan uw document. Als u gegevens van anderen wilt verwerken, bijvoorbeeld in een spreadsheet, maar niet wilt dat de bijdragers in uw document gaan knoeien, dan kan dit sinds kort met een handige functie: delen middels een formulier.

Deze functie lijkt wat werking betreft nog het meest op een enquête. U bepaalt welke gegevens er moeten worden ingevuld, waarna de gegevens automatisch worden verwerkt in uw spreadsheet. Als voorbeeld nemen we iets heel eenvoudigs: een uitnodiging voor een verjaardag, waarbij we willen weten wie er komt, hoe laat en hoe laat ze verwachten weer weg te gaan. Surf naar Google Docs en log in met uw Google-account. Klik op Nieuw en kies voor Spreadsheet. Vul nu simpelweg in de bovenste rij per kolom de vragen in die u beantwoord wilt hebben. In ons geval: Naam, AanwezigJa/Nee, Aankomsttijd en Vertrektijd. Verder hoeft u hier niets in te vullen.

Vul in de bovenste rij de vragen in die u beantwoord wilt hebben.

Klik vervolgens op het tabblad Delen rechtsboven en kies voor de optie een formulier in te vullen. Typ de mailadressen van de personen aan wie u het formulier wilt versturen in het witte vlak, gescheiden door een komma. Klik op de knop Voorbeeld formulier weergeven en formulier verzenden. Aan de rechterkant wordt het formulier getoond dat u gaat verzenden. U ziet dat onder uw kopjes invoervelden zijn geplaatst, die de ontvangers kunnen invullen. Als u nog een begeleidende tekst wilt typen, zoals een uitleg waarom u dit stuurt, klik dan op Formulier bewerken en typ uw tekst. Plaatst u een vinkje bij Formulier toevoegen aan uitnodiging, dan wordt het formulier in de mail geplakt. Doet u dit niet, dan volgt er een link naar dit formulier. Als u wilt dat anderen de resultaten van de vragen kunnen zien, plaats dan een vinkje bij Laat bestaande reacties in actief formulier zien.

De gegevens die u hebt ingevuld worden nu weergegeven als vragenformulier.

En zo eenvoudig is het. Als u nu klikt op Mensen uitnodigen wordt het formulier naar de door u aangegeven personen gestuurd. Zodra zij het formulier invullen en op verzenden drukken, wordt uw spreadsheet automatisch bijgewerkt.