Waar ligt de grens bij archiveren?
Ik ben iemand die veel te veel waarde hecht aan het bewaren van dingen. Of het nu gaat om voorwerpen uit mijn jeugd of tijdschriften van vroeger, dat maakt niet uit, ik kan bijna niets weggooien. Met mail is dat precies hetzelfde, met de nodige gevolgen uiteraard.
Ik vind het ontzettend moeilijk om mailtjes weg te gooien. Dit heeft tot gevolg dat mijn mailbox vol zit met allerlei onbelangrijke mail, die om wat voor reden dan ook niet verwijderd is. Ik verzin altijd wel een reden. Dat e-mailtje van die bestelling mag niet weg, want als ik ooit nog iets wil ruilen, wil ik kunnen aantonen dat ik het daar gekocht heb. Of: dat e-mailtje met die afspraak wil ik niet weggooien, want ik wil indien nodig nog kunnen bewijzen dat dit is wat er is afgesproken. Allemaal drogredenen, met als gevolg dat ik eigenlijk geen enkele mail meer weggooi, vanwege een angstgedachte: wat als ik ooit iets nodig heb dat ik niet meer heb.
Maar het gaat uiteraard verder dan mail. Ik heb films die ik heb gemonteerd op de harde schijf staan. Ik heb er een kopietje van op een dvd gezet. Van die dvd heb ik een kopie. Maar wat als de harde schijf stuk gaat, of wat als de dvd toch niet van zulke goede kwaliteit was? En erger nog, wat als dat allebei tegelijkertijd het geval zou zijn? Ik realiseer me, ik ben daar volledig in doorgeslagen, maar ik vraag me wel daadwerkelijk af waar de grens ligt bij archiveren.
De belastingdienst is heel strikt: u dient uw belastinggegevens zeven jaar te bewaren, daarna mag u ze weggooien. Maar hoe lang bewaart u e-mails die in uw ogen belangrijk zijn? Ik heb e-mailarchieven die teruggaan tot aan 2001. Ik weet dat het neurotisch is, maar ik durf ze niet weg te gooien. Natuurlijk, inmiddels weet ik dat ik die mail niet meer nodig heb, maar nu is het van angst veranderd in nostalgie. In 2001 werkte ik nog bij mijn eerste opdrachtgever, daar zitten echt leuke mails tussen.
Het is te bezopen voor woorden, want die archieven installeer ik natuurlijk nooit meer. Wie weet durf ik het binnenkort nog een keer. Maar voorlopig staat er dus nog zo’n 33 gigabyte aan nutteloze mail op de server. Een deel terecht, een deel onterecht. Hoe lang bewaart u uw e-mail? Of is een archief totaal overbodig?
Reeds geplaatste reacties