Computertotaal

Er zijn veel manieren om een envelop een professioneel uiterlijk te geven. U kunt kiezen voor een vensterenvelop waarbij het adres op de brief wordt getoond of een etiket met het adres op de envelop. Veel mooier is het natuurlijk als het adres op de envelop geprint is. Laat dat nu heel eenvoudig zijn in Word.

1 Enveloppen identificeren

Hoewel het printen van een tekst op een A4-vel de gewoonste zaak van de wereld is, schrikt de gedachte aan het printen op een envelop veel mensen nog altijd af. Niet nodig, want het enige wat u hoeft te doen, is Word laten weten wat het formaat is van de envelop. Voor enveloppen wordt, net als bij papier, gebruik gemaakt van standaardformaten, zoals B4 (250 x 353 mm), B5 (176 x 250 mm) etc. U kunt deze formaten opzoeken binnen Word, maar er zijn ook internetpagina’s die deze formaten tonen, zoals http://nl.wikipedia.org/wiki/Envelop. Meet de grootte van uw envelop en kijk vervolgens welke type envelop hierbij hoort.

Wikipedia heeft een mooi overzicht van soorten enveloppen.

2 Type envelop selecteren

Wanneer u het type envelop hebt bepaald, klikt u op Extra in het menu bovenin en vervolgens op Brieven en verzendlijsten / Enveloppen en Etiketten. Klik op het tabblad Enveloppen / Opties en kies het juiste type. Klik op OK. Optioneel kunt u nog klikken op het tabblad Afdrukken, om de afdrukrichting van de tekst te bepalen (bijvoorbeeld als u wilt dat de tekst in een andere richting wordt geprint dan standaard het geval is). U bent nu klaar met de basisinstellingen en kunt de gegevens gaan invoeren.

Selecteer het type envelop dat u wilt printen.

3 Invoeren en printen

Er zijn twee mogelijkheden om enveloppen te printen. U kunt een bepaalde hoeveelheid enveloppen printen met allemaal dezelfde adresgegevens of u kunt ervoor kiezen om op iedere envelop een ander adres te printen. Als u gaat voor de eerste optie, dan kunt u het adres invullen bij het veld Geadresseerde. Vervolgens kunt u uw eigen gegevens invullen bij Afzender, waarna u op Afdrukken kunt klikken. U krijgt dan de vraag of de afzender als standaardafzender moet worden opgeslagen, hetgeen in de meeste gevallen wel handig is. Na aan te geven hoeveel enveloppen u wilt printen, kunt u beginnen met afdrukken.
Wilt u op iedere envelop een ander adres, laat dan het veld bij Geadresseerde leeg. Vul het veld bij Afzender wel in, omdat dit, waarschijnlijk, wel steeds hetzelfde zal zijn. Klik nu op de knop Aan document toevoegen. De afzender wordt nu linksboven toegevoegd met een witruimte daaronder. In deze witruimte kunt u het adres typen en eventueel de grootte van het lettertype aanpassen. Onder deze witruimte ziet u de tekst Sectie-einde. Dit markeert het einde van de envelop. Door het gehele gebied te selecteren en te kopiëren (Ctrl+C) kun u daaronder net zoveel secties plakken (Ctrl+V) als u enveloppen wilt maken. Afdrukken geschiedt vervolgens gewoon via Bestand / Afdrukken.

U kunt alle enveloppen van hetzelfde adres voorzien of van verschillende adressen.