Computertotaal

Soms komt het voor dat u op twee verschillende locaties aan een document werkt of dat u een nieuwe versie van een document hebt, waarvan u wilt weten wat er precies is veranderd. U kunt de documenten \natuurlijk naast elkaar leggen en intensief gaan speuren wat de verschillen zijn. Maar Word kan dit veel eenvoudiger voor u doen.

1 Documenten bij elkaar zoeken

Het handigste is wanneer u de twee documenten die u wilt vergelijken, in één map plaatst. Start Word en open het eerste bestand via Bestand / Openen. Blader naar de map met de documenten en dubbelklik op één van de twee. Het document wordt geopend. Om een vergelijking te maken met het gewijzigde document, klikt u op Extra in het menu bovenin en vervolgens op Documenten vergelijken en samenvoegen. Klik op het document waarmee u het eerste document wilt vergelijken en vervolgens op Samenvoegen. Naast de knop Samenvoegen ziet u een klein zwart pijltje. Als u hier op klikt, kunt u kiezen of u het document wilt samenvoegen in het huidige document, of in een geheel nieuw document, zodat u het risico vermijdt dat u per ongeluk iets overschrijft.

Kies het document dat u wilt samenvoegen om de verschillen te ontdekken.

2 Wijziging accepteren/negeren

Wanneer u op de knop Samenvoegen hebt geklikt, verschijnt er ineens allerlei nieuwe tekst in het document (mits de twee documenten inderdaad van elkaar verschillen). Gewijzigde tekst is onderstreept en voorzien van een rode kleur. Gaat het om tekst die is verwijderd in vergelijking met het eerste document, dan wordt deze tekst voorzien van een extra stippellijn. Afhankelijk van de wijziging wordt er een tekstballon getoond waarin nog eens extra wordt aangegeven wat er precies veranderd is. Bent u het eens met de wijziging, dan kunt u met de rechtermuisknop klikken op de betreffende passage en kiezen voor Invoegen accepteren. Wanneer u iets verwijdert in plaats van toevoegt, is deze tekst uiteraard Verwijderen accepteren, oftewel de tekst op de knop is afhankelijk van wat u accepteert. De tekst verliest z’n kleur en onderstreping en wordt onderdeel van de rest van de tekst. Bent u het niet eens met de wijziging, kies dan voor Invoegen negeren. Het aangeklikte tekstgedeelte zal dan worden hersteld naar dat van het originele document.

Afwijkende tekst wordt duidelijk rood aangegeven.

3 Alle wijzigingen accepteren/negeren

In de meeste gevallen zult u wijzingen op individuele basis willen accepteren of negeren, aangezien het belangrijk is dat u weet wat er is veranderd. Het kan echter ook gebeuren dat u weet wat het verschil is tussen twee documenten, maar simpelweg een snelle manier zoekt om deze zonder fouten samen te voegen. In dat geval kunt u in één klap alle wijzigingen accepteren. Negeren kan natuurlijk ook, maar dat heeft in dit geval weinig zin omdat er dan niets zou worden samengevoegd. Voeg de twee documenten samen op de manier die omschreven is in stap 1. Onder de reguliere werkbalk ziet u een extra werkbalk. Staat deze er niet, dan kunt u die zelf toevoegen via Beeld / Werkbalken / Redigeren. Klik vervolgens op het kleine zwarte pijltje naast de knop met het blauwe vinkje. In het menu dat uitklapt kiest u voor Alle wijzigingen in het document accepteren. Nu worden alle wijzigingen in één keer doorgevoerd.

U kunt ook alle wijzigingen in één keer laten doorvoeren.