Computertotaal

Het organiseren van uw contactpersonen heeft vele voordelen. Niet alleen schept het overzicht, ook is e-mail versturen prettiger, omdat het programma automatisch namen aanvult uit het adresboek.

In Windows Live Mail zitten de contactpersonen enigszins verborgen. Daarom leggen wij hier uit hoe u bij de contacten komt, bijvoorbeeld om orde op zaken te stellen na een upgrade naar Windows Live Mail. Overigens kunt u de Live Contactpersonen alleen gebruiken als u een Live- of Hotmail-account hebt. Het voordeel is, dat waar u zich ook aanmeldt met uw Live/Hotmail-account, u altijd toegang hebt tot deze gegevens. Ze worden immers op internet bewaard.

Stap 1 Contactpersonen bewerken

Start Windows Live Mail en meldt u linksboven aan met uw Live- of Hotmail-account. Hebt u zich aangemeld, klik dan op de Alt-toets om de menubalk weer te geven. Kies vervolgens Extra / Contactpersonen (afbeelding 1). Als het venster Windows Live-contactpersonen is geladen, ziet u een lijst met contactpersonen (afbeelding 2).

Afbeelding 1 (links): In Windows Live Mail zit de menubalk verborgen, druk op de Alt-toets om deze te voorschijn te halen. Afbeelding 2 (rechts): Live Contactpersonen brengt alle contacten uit verschillende Live-programma’s samen (bijvoorbeeld Messenger, Mail, Spaces).

De meeste contacten zullen niet netjes gecategoriseerd staan, vaak zijn er dubbele contactpersonen en hebben zij geen verdere informatie dan alleen het e-mailadres of telefoonnummer. Klik met de rechtermuisknop op een van de contacten en kies Contactpersoon bewerken. In dit venster kunt u extra informatie aan de contactpersoon toevoegen. Zo kunt u bij de optie Contactpersoon informatie als een telefoonnummer, meerdere e-mailadressen en een correcte voor- en achternaam invullen. Privé en Werk zijn voor de adresgegevens (afbeelding 3).

Afbeelding 3: De juiste informatie schept gelijk een beetje overzicht.

Als u alle informatie hebt ingevuld, klikt u op de knop OK en herhaalt u dit bij alle contacten. Hebben de contacten die u bewerkt een Live-account, dan zal het programma automatisch zijn of haar schermafbeelding downloaden. Overigens kunt u ook nieuwe contacten aanmaken door op de knop Nieuw linksboven in het venster te klikken.

Stap 2 In groepen verdelen

Om alles nog beter te organiseren, kunt u de contacten ook in groepen verdelen. Klik op de knop Een nieuwe groep maken linksonder in het venster (afbeelding 4). Kies een naam voor de groep die u wilt maken en stel via de selectievakjes uw groep samen. Hebt u een keuze gemaakt, klik dan op OK. De groep verschijnt nu in de linkerkolom van Windows Live-contactpersonen. Hebt u een paar groepen gemaakt, maar wilt u een contact in een andere groep plaatsen, dan kunt u deze als nog naar de juiste groep slepen.

Afbeelding 4: Het maken van groepen zorgt ervoor dat er snel gewisseld kan worden tussen zakelijke en privécontacten.

Stap 3 Exporteren en bewaren

U kunt uw contacten exporteren als extra back-up of om bijvoorbeeld aan een ander Live Mail-account toe te voegen. Exporteren kan in twee verschillende formaten: visitekaartjes (.vcf) en een bestand met door komma’s gescheiden waarden (.csv). Druk de Alt-toets in om het menu te tonen / kies Bestand / Exporteren en het type bestand waarnaar u wilt exporteren (afbeelding 5).

Afbeelding 5: U kunt kiezen uit twee type bestanden: .vcf voor visitekaartjes en .csv voor een tekstbestand met de gegevens.

Kies in het volgende venster een locatie waar u de bestanden wilt opslaan en klik op OK. Let erop dat visitekaartjes (vcf-bestanden) losse bestanden zijn, deze wilt u niet op uw bureaublad hebben: maak hiervoor een aparte map aan. Importeren gaat op dezelfde manier, maar in plaats van Exporteren kiest u Importeren in het menu Bestand.