Computertotaal

Gmail profileert zich steeds meer als de online vervanger voor mailprogramma’s als Outlook. De service probeert zoveel mogelijk voor u te automatiseren. Prettig, maar dat heeft soms ook nadelen. Zo kan de lijst met contactpersonen door automatische toevoegingen onoverzichtelijk lang worden. Gelukkig zijn er opties om deze contactpersonen te beheren, inclusief een nieuwe optie die deze week werd geïntroduceerd.

1 Contactpersonen importeren

Wanneer u uw contactpersonen gaat beheren, kunt u er maar beter direct voor zorgen dat de lijst compleet is, en uw bestaande contactpersonen uit andere mailprogramma’s importeren. Dit gaat met behulp van een csv-bestand, dat u verkrijgt door contactpersonen uit uw bestaande mailprogramma te exporteren. In Outlook Express doet u dit bijvoorbeeld door te klikken op Bestand / Exporteren / Adresboek. Daarna kiest u voor Tekstbestand (met door komma’s gescheiden waarden) en vervolgens Exporteren. Log vervolgens in bij Gmail en klik op de optie Contactpersonen in het menu links. Klik op Importeren, aan de rechterkant van de pagina die verschijnt. Met de knop Bladeren kunt u vervolgens het csv-bestand met daarin de contactpersonen kiezen. Hebt u al groepen gemaakt, dan kunt u een vinkje plaatsen bij de optie Deze geïmporteerde contactpersonen ook toevoegen aan: en vervolgens de groep selecteren waarin u de contactpersonen wilt plaatsen.

U kunt eenvoudig contactpersonen importeren via een csv-bestand.

2 Groepen aanmaken

Ook Google heeft zich gerealiseerd dat de lijst met contactpersonen bij veel mensen wel heel hard groeide, en heeft daarom sinds kort een onderscheid gemaakt tussen de complete lijst met contactpersonen (Mogelijke contactpersonen) en contactpersonen met wie u vaker mails uitwisselt (Mijn contactpersonen). Deze twee groepen maken het geheel al overzichtelijker, maar u kunt het zelf verder organiseren door eigen groepen toe te voegen. Klik hiervoor binnen Gmail op Contactpersonen. Op de pagina die verschijnt staan bovenin twee knoppen met een plusteken daarnaast. Met de linkerknop voegt u één contactpersoon toe, met de rechterknop een groep. Klik op de rechterknop. Vervolgens krijgt u een waarschuwing in de vorm van een gele balk bovenin, dat de website een scriptvenster wil gebruiken. Klik op deze balk en kies voor Scriptvensters tijdelijk toestaan. Typ vervolgens de naam van de groep, bijvoorbeeld Werk of Familie. U kunt zoveel groepen aanmaken als u wilt.

Door groepen aan te maken schept u orde in de waslijst aan contactpersonen.

3 Groepen indelen

Vervolgens kunt u contactpersonen indelen in de groepen die u zojuist hebt gemaakt. Dit kan overigens alleen met contactpersonen die zich bevinden in de hoofdgroep Mijn contactpersonen. U plaatst contactpersonen daar door te klikken op Mogelijke contactpersonen, vinkjes te plaatsen voor de contactpersonen die wilt verplaatsen en vervolgens te klikken op de knop Verplaatsen naar Mijn contactpersonen. Klik nu op Mijn contactpersonen om met het daadwerkelijke beheren van contactpersonen te beginnen. Plaats een vinkje voor de contactpersonen die u in een bepaalde groep wilt plaatsen en klik vervolgens op de knop Discussiegroepen. Selecteer de groep waaraan u de contactpersonen wilt toevoegen of klik op Nieuwe groep als blijkt dat er nog geen groep is waar deze contactpersonen in thuishoren. Tip: als u één contactpersoon selecteert, verschijnt de optie Weergeven in chatlijst, waarin u kunt aangeven of de personen ook getoond moeten worden in de lijst met personen waarmee u kunt chatten.

Vervolgens voegt u eenvoudig contactpersonen toe aan groepen.