Gmail als back-up voor uw gewone mail
Altijd en overal doorzoekbaar
Een Gmail-account is handig als mailaccount voor ‘erbij’. Omdat het web-mail is, kunt u altijd en overal uw account benaderen en met bijna 7 GB ruimte hoeft u eigenlijk nooit meer iets weg te gooien. Met een trucje kunt u andere mailaccounts uitlezen via Gmail en op deze manier uw mail ‘back-uppen’. En doordat Google’s krachtige zoektechnologie achter Gmail hangt, is het eenvoudig om later iets terug te vinden.
Maak een perfecte kopie van uw lokale mailbox, die automatisch wordt bijgehouden en waar u altijd bij kunt waar u ook bent. Ideaal als u op het werk even iets nodig hebt uit uw mail van thuis of andersom, of wanneer uw normale mailbox om wat voor reden dan ook onbereikbaar of corrupt raakt. Deze methode is ideaal, ook wanneer u eigenlijk wilt overstappen op Gmail, maar eigenlijk nog niet helemaal durft en wilt testen hoe betrouwbaar het systeem voor u is. Het mooie van de opslag die Gmail biedt, is dat deze elke dag langzaam groter wordt. Op moment van schrijven staat de teller op 7047 MB.
Ga naar Gmail. Hebt u al een Gmail-account? Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in om u aan te melden en ga door naar stap 2. Hebt u nog geen account of wilt u een nieuwe, klik dan op de link Aanmelden bij Gmail.
Volg de aanmeldprocedure door alle velden in te vullen. Uw gebruikersnaam moet uit minimaal zes tekens bestaan. Kies een wachtwoord en let daarbij op de aanwijzing van Google, die aangeeft of het een zwak wachtwoord is (eenvoudig te raden) of een sterk wachtwoord.
Vul uw gegevens in om een Gmail-account te openen voor uw mailback-up.
Vul een beveiligingsvraag in, zodat u een nieuw wachtwoord kunt laten genereren als u het kwijtraakt. Zorg dat deze vraag voor anderen niet eenvoudig te raden is. Typ het woord over uit het veld woordverificatie. Dit geeft aan dat u een mens bent en niet een automatisch script. Klik vervolgens op Ik ga akkoord. Maak mijn account. Uw account wordt direct aangemaakt. Klik op Ik wil nu graag mijn account bekijken of surf naar www.gmail.com om uw account te bekijken.
In het menu Instellingen kunt u een e-mailaccount toevoegen aan Gmail.
Stap 02: E-mailaccount koppelen
Nu u een Gmail-account hebt, kunt u het e-mailaccount waarvan u een ‘back-up’ wilt maken hieraan koppelen. Klik hiervoor rechtsboven op Instellingen en daarna op het tabblad Account op de pagina die verschijnt. Op de pagina die nu verschijnt, ziet u het kopje Berichten ontvangen uit andere accounts, met daarnaast de optie Nieuwe e-mailaccount toevoegen. Klik hierop om uw bestaande e-mailaccount te koppelen. Vul het e-mailadres in van het account waarvan u een back-up wilt en klik op Volgende stap. In het volgende venster wordt u gevraagd om de gegevens die bij dit account horen, zoals de gebruikersnaam, het wachtwoord en de POP-server. Deze gegevens kunt u opvragen bij de provider van uw e-mailadres, maar u kunt ze ook vinden bij de instellingen van uw e-mailaccount binnen uw e-mailprogramma.
Het is van groot belang dat u een vinkje plaatst bij de optie Een kopie van het gedownloade bericht op de server achterlaten. Doet u dit niet, dan kan het gebeuren dat Gmail uw mail al ophaalt voordat het uw lokale mailprogramma heeft bereikt. Klik vervolgens op Account toevoegen. U krijgt nu de vraag of u ook mails wilt verzenden vanaf dit account. In dit geval kiezen we voor Nee, omdat we dit account alleen willen gebruiken als back-up voor de mail, niet om mail mee te verzenden. Klik op Voltooien.
U bent nu weer terug in het menu Instellingen, maar ditmaal staat het account dat u zojuist hebt toegevoegd in het overzicht. Als u wilt, kunt u op deze manier uiteraard meerdere accounts toevoegen. Berichten die binnenkomen bij het e-mailaccount dat u hebt ingevuld komen nu automatisch ook binnen in uw Postvak IN van Gmail. Om ervoor te zorgen dat de mails die binnenkomen niet verzeild raken in een waslijst aan andere e-mails (bijvoorbeeld uit andere accounts) kunt u labels aanmaken. Dit helpt u ook direct bij het categoriseren van uw e-mails, zodat u een overzichtelijke verzameling e-mails krijgt. U kunt de labels dezelfde naam geven als de mappen in uw e-mailprogramma, zodat de ‘back-up’ een letterlijke reflectie is van de inhoud van uw e-mailprogramma.
Labels vormen in Gmail de ‘mappen’ waarin u uw e-mail kunt indelen.
Om labels te maken, klikt u op Instellingen en vervolgens op Labels. U ziet dan direct de optie Nieuw label maken. Vul hier een naam in voor een label en klik op Maken. U kunt zoveel labels maken als u wilt, maar houd er wel rekening mee dat een té grote hoeveelheid aan labels de overzichtelijkheid niet ten goede komt. Wanneer u klaar bent met het maken van labels, moet u er nog voor zorgen dat de e-mails ook daadwerkelijk van deze labels worden voorzien. Dit gaat met behulp van filters.
Labels met kleur
Aan de linkerkant van het hoofdvenster staan alle labels die u hebt ingesteld. Standaard hebben ze allemaal dezelfde kleur. Maar om onderscheid te maken, kunt u de kleuren van de tekst en de achtergrond aanpassen. Klik op het vierkantje naast het label en kies uit één van de 24 kleurencombinaties.
Klik op het vierkantje naast het label en kies uit één van de 24 kleurencombinaties.
Stap 04: Filters makenU vindt de optie Filters in het menu Instellingen naast de optie Labels. Wanneer u het account net hebt gecreëerd, zijn er nog geen filters aangemaakt, dit dient u zelf te doen. Klik op Nieuwe filter maken. In het venster dat nu verschijnt, kunt u verschillende criteria opgeven waarop mail geselecteerd kan worden. Bij Van: kunt u een afzender invullen die u wilt filteren. Dit hoeft natuurlijk niet meteen een volledige naam of e-mailadres te zijn. Stel dat u werkt voor Computer!Totaal, dan kunt u hier @computertotaal.nl invullen om alle mails af te vangen die afkomstig zijn van dit domein. Bij Aan: kunt u dit doen met de geadresseerde, bijvoorbeeld als u mails wilt bewaren die u aan bepaalde personen hebt gestuurd of met bepaalde personen in de CC. Bij Onderwerp: kunt u logischerwijs mails afvangen met een bepaald onderwerp en bij Bevat de woorden: kunt u aangeven dat er gefilterd moet worden op mails die bepaalde woorden bevatten (u kunt deze scheiden met spaties). Wilt u woorden juist vermijden in de zoektocht, vul deze dan in bij Bevat niet:.
U kunt verschillende criteria ingeven waarop u e-mails wilt filteren.
Uiteraard maakt u voor verschillende labels verschillende filters aan. Als u een bepaald filter wilt testen, dan klikt u op Zoekinstellingen testen. U kunt dan direct zien welke mails worden afgevangen door de instellingen die u voor het filter hebt gekozen. Bent u tevreden met het resultaat, klik dan op Volgende stap.
Nu kunt u bepalen wat u wilt dat er met de gevonden e-mails gebeurt. Als u klikt op Het Postvak IN overslaan, dan worden de e-mails direct geplaatst onder het label dat u zo gaat kiezen, en verschijnen ze niet in Postvak IN. De opties Markeren als gelezen en Ster toevoegen spreken voor zich. Plaats een vinkje bij Het label toepassen en selecteer het label dat u wilt toewijzen. Staat dit er nog niet tussen, dan kunt u er ter plekke eentje aanmaken. U kunt er ook voor kiezen om de mails door te sturen naar een ander adres of te verwijderen, maar dat is voor wat wij nu willen doen niet relevant. Dit filter is alleen van toepassing op berichten die vanaf nu binnenkomen. Wilt u het ook toepassen op berichten die al zijn binnengekomen, plaats dan een vinkje bij Pas het filter ook toe op onderstaande conversaties. Klik vervolgens op Filter maken. Vanaf nu worden alle berichten gefilterd aan de hand van filters die u hebt aangemaakt.
Vervolgens bepaalt u wat u met de afgevangen e-mails wilt doen.
Stap 05: E-mailprogramma instellenEr is nu nog een stap die u dient uit te voeren. U hebt Gmail zo ingesteld dat e-mails die binnenkomen bij Gmail op de server worden bewaard. Op die manier kunnen ze ook nog worden binnengehaald door uw andere e-mailprogramma. Andersom is er alleen nog een probleem. Wanneer de e-mail door bijvoorbeeld Outlook of Outlook Express wordt opgehaald, is deze niet meer beschikbaar voor Gmail. U moet uw e-mailprogramma dus ook zo instellen dat de mail pas van de server wordt verwijderd wanneer u de e-mail wist (waarbij u de mail uiteraard niet meteen wist nadat u deze gelezen hebt, maar een dagje later). U kunt er ook voor kiezen om de e-mail automatisch na een paar dagen te verwijderen.
Zorg dat ook het lokale mailprogramma uw mail niet direct van de server verwijdert.
Hoe u dit doet, verschilt per programma. Bij Outlook Express doet u het bijvoorbeeld als volgt. Open Outlook Express en klik op Extra en vervolgens op Accounts. Klik op het tabblad E-mail, selecteer het gewenste account en klik op Eigenschappen. Klik vervolgens op het tabblad Geavanceerd. Plaats een vinkje bij de optie Een kopie van bericht op de server achterlaten en, afhankelijk van uw keuze, ook bij Van server verwijderen na .. dagen of Van server verwijderen na verwijderen uit Verwijderde items. Nu hebt u ervoor gezorgd dat er geen mails meer tussendoor kunnen glippen, terwijl de server toch niet volloopt.
Het fijne van Gmail is dat het een dienst is van een bedrijf dat zich heeft gespecialiseerd in zoekfunctionaliteit. Dat betekent dat de back-up van uw mail niet alleen handig ingedeeld is met behulp van labels en filters, maar ook nog eens uitstekend te doorzoeken is. U kunt twee op manieren zoeken: snel en uitgebreid. Om snel te zoeken, typt u een zoekterm in het veld naast het Gmail-logo en klikt op Berichten doorzoeken. De gevonden mails worden dan direct weergegeven. Wilt u uitgebreid zoeken, klik dan op Zoekopties weergeven, naast de knop Zoeken op het web. Het venster dat verschijnt, herkent u wellicht nog van het venster dat u zag bij het aanmaken van een filter. Beide opties gebruiken namelijk dezelfde functionaliteit voor het opsporen van mails.
Als extra optie kunt u hier echter bij Zoeken: ook nog aangeven of u alle mails wilt doorzoeken of alleen de mails met een bepaald label. Bij Datum binnen: kunt u bepalen in welk tijdsbestek u de mail wilt zoeken, zoals mails die zijn ontvangen tussen 15 maart 2008 en drie dagen daarna. Zo kunt u zoekopdrachten perfect verfijnen. Wanneer u klikt op Berichten doorzoeken, worden de berichten weergegeven, waarbij het zoekvenster niet verdwijnt, zodat u eventueel direct een nieuwe zoekopdracht kunt uitvoeren.
Een lijst van geavanceerde zoekoperators vindt u hier.
Met de krachtige zoekfunctionaliteit van Google kunt u uw mails eenvoudig doorzoeken.
Oude mail ‘uploaden’ naar Gmail
Als u op deze manier Gmail als archief gaat gebruiken, komt u wellicht tot de ontdekking dat u nog veel oude mailarchieven hebt in Outlook, Thunderbird of welke mailcliënt dan ook. En dat het handig zou zijn om deze ook over te hevelen naar Gmail. Immers, u hebt ruim 6 GB ruimte. Maar als deze mail niet meer op de server van uw provider staat, kan Gmail die niet meer ophalen. Helaas is er (nog) geen kant-en-klare uploadmethode voor oude mailboxen, maar er zijn wel wat handige trucjes. Het rechtstreeks doorsturen van mail uw lokale mailprogramma naar uw Gmail-account is een optie, maar heeft als nadeel dat dit de originele verzenddatum- en afzendervelden van het bericht aanpast. Er zijn wel een paar programmaatjes te vinden op internet die helpen met het uploaden van oude mail naar Gmail, maar deze zijn vrij complex te configureren. De makkelijkste manier is via de IMAP-functie die Gmail inmiddels ondersteunt. Via dit mailprotocol kunt u uw Gmail-account toegankelijk maken in uw lokale mailprogramma en zo de berichten ‘verplaatsen’. Meer informatie hierover (plus een stappenplan), vindt u op onze website.
Reeds geplaatste reacties