Computertotaal

Belangrijke post zoals facturen, orderbevestigingen en registratiecodes, ontvangt u steeds vaker via e-mail. Die berichten wilt u niet kwijtraken. Als u bijvoorbeeld een pakket opnieuw installeert, hebt u een probleem als de code nergens te vinden is. Het is daarom verstandig om belangrijke e-mail als gewone documenten te bewaren.

We ontvangen steeds vaker belangrijke informatie via e-mail. Dat is zo vanzelfsprekend geworden, dat we er niet altijd bij stilstaan dat we cruciale informatie in de alsmaar groeiende postbak uit het oog kunnen verliezen. Gelukkig bestaan er manieren om dit te voorkomen. Allereerst kunt u berichten in Outlook indelen. Want behalve de standaard postbakken, kunt u in de meeste mailclients naar wens eigen mappen maken. Door niet alles in het standaard Postvak IN te laten staan, houdt u uw binnengekomen post overzichtelijk en vindt u een bericht sneller terug.

U sluit er niet mee uit dat u berichten kwijtraakt. Als uw computer crasht, of u installeert Windows opnieuw, bestaat de kans dat u de volledige administratie van Outlook kwijtraakt. En dan bent u in één klap al uw post kwijt. U kunt postbakken exporteren en weer importeren, maar dat werkt met hele mappen tegelijk. Daarom is het verstandig om uw belangrijke e-mail ook als gewone bestanden te bewaren.

Het werkt eenvoudig. Zodra u een e-mail ontvangt (of verstuurt) die u wilt bewaren, kiest u in Outlook voor Bestand / Opslaan als. In het venster wijst u een map aan en u tikt een bestandsnaam in. Probeer een compacte naam te bedenken die toch aangeeft waar het bericht globaal over gaat. Standaard wordt het bericht als een html-bestand opgeslagen, maar het is beter om bij Opslaan als te kiezen voor Outlook-berichtindeling (*.msg). Dan wordt het bericht samen met eventuele bijlagen netjes in één bestand bewaard. De e-mailbestanden bewaart u bij voorkeur in de buurt van uw eigen documenten. U kunt voor dit doel submappen aanmaken, zoals registratiecodes, correspondentie en facturen.

U kunt een registratiecode uitprinten, maar een velletje papier raakt al snel zoek. Bewaren als bestand is een stuk praktischer.

Door belangrijke e-mail in de mappenstructuur van uw eigen documenten te bewaren, kunt u ze snel weer terugvinden. Neemt u ze dan meteen ook mee in uw back-up, zodat u de kans dat u ooit een belangrijke e-mail kwijtraakt, aanzienlijk verkleint. U kunt een bewaard bericht lezen door het bestand op de normale manier te openen, zoals dubbelklikken in Verkenner.